Une place grandissante pour l’amélioration continue en éducation

Il existe plusieurs formations au Québec et ailleurs afin de devenir un expert en amélioration continue. La grande majorité des approches s’adresse aux secteurs de la santé ou aux entreprises et les modèles de déploiement mettent un accent particulier sur les outils de résolution de problèmes. Malheureusement, ces outils ne sont pas suffisants pour soutenir à moyen et à long terme le développement d’une culture d’amélioration continue, notamment dans le secteur de l’éducation. Il devient donc nécessaire de déployer des moyens et de mettre en place des pratiques qui demeureront dans l’organisation pour de nombreuses années et qui assureront la pérennité de cette culture.

C’est exactement ce que le Centre de services scolaire de la Région-de-Sherbrooke (CSSRS), l’Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR) et le CTREQ se sont donné comme mission en mettant sur pied le projet de développement d’un modèle d’amélioration continue en éducation.

Ce projet a permis de formaliser un modèle de déploiement de l’amélioration continue (AC) adapté au contexte éducatif québécois et de proposer une échelle d’évaluation de la maturité du déploiement. Cinq objectifs ont été poursuivis pour mener à bien ce projet :

Évaluer le niveau de déploiement de l’amélioration continue au sein du CSSRS ;
Produire, en collaboration avec l’UQTR, le CSSRS et le CTREQ, des outils pour soutenir le déploiement de l’amélioration continue et le développement de la culture d’amélioration continue dans les centres de services scolaires (CSS) du Québec ;
Proposer un modèle de déploiement de l’amélioration continue adapté au contexte des CSS du Québec ;
Proposer un questionnaire pour évaluer le niveau de maturité de déploiement de l’amélioration continue dans un CSS ;
Expérimenter la transférabilité de certains outils pour soutenir le développement d’une culture d’amélioration continue dans les CSS.

Un modèle circulaire en six phases

Engagement et vision

Dès cette première phase, la haute direction doit s’engager dans la démarche d’amélioration continue en reconnaissant le potentiel de cette dernière pour l’organisation, en l’identifiant comme une priorité organisationnelle et en y mettant le temps et les ressources nécessaires. La haute direction doit être consciente de l’importance de l’autodétermination des employés et de l’écoute de la « voix du client » pour orienter les actions d’amélioration. Cette phase est aussi le lieu de réflexion au sujet de la vision de l’organisation pour les prochaines années.

Planification

Cette deuxième phase consiste à mettre en place la base de la réflexion d’amélioration et fonder ses objectifs et ses décisions d’action en cohérence avec la vision (phase 1). Une planification des objectifs d’amélioration et du déploiement de l’amélioration continue permet d’échelonner les étapes pour suivre le rythme de l’organisation.

Structure

La troisième phase consiste à mettre en place les éléments structuraux pour permettre à l’organisation et aux employés de participer à l’effort d’amélioration, entre autres par la formation des employés, la création d’un comité d’amélioration continue, des mécanismes d’identification et d’enregistrement des opportunités d’amélioration de même que la sélection des projets d’AC.

Mise en œuvre

Pour ce qui est de la quatrième phase, elle vise la mise sur pied de pratiques, de concepts et d’outils pour aider les gestionnaires et les membres de leur équipe à améliorer les processus existants, à établir des standards de travail, à éliminer les gaspillages et à régler les problèmes au quotidien. Des approches structurées et des outils communs sont utilisés en contexte de collaboration et l’organisation devient alors « apprenante ». Des responsables dans chaque service administratif ou pédagogique soutiennent la philosophie de l’amélioration continue et aident à la réalisation et au suivi des initiatives d’amélioration.

Projet d’amélioration à démarche structurée

La cinquième phase consiste à réaliser de façon régulière, dans les limites de la capacité de l’organisation, des révisions de processus visant à améliorer les pratiques. Les projets réalisés sont alignés avec la vision et les objectifs de l’organisation.

Résolution de problèmes au quotidien

Cette sixième et dernière phase vise à vivre l’amélioration dans le quotidien en veillant à régler les problèmes journaliers dans une approche d’amélioration continue. Une fois cette phase accomplie, il importe de retourner à la première phase et de recommencer les cycles d’amélioration continue.

Des outils de soutien au déploiement

Dans le cadre du projet, des outils de soutien aux éléments du modèle de déploiement ont été créés de façon à donner une aide supplémentaire aux responsables du déploiement, mais aussi aux gestionnaires et aux employés qui ont à cœur l’amélioration continue.

Outil d’évaluation maturité amélioration continue – Version services ;
Outil d’évaluation maturité amélioration continue – Version établissements ;
Tableau des outils de soutien existants ;
Formulaire A3 Proposition ;
Formulaire A3 Résolution ;
Charte de projet.

Tous les outils sont disponibles dans la page « Réalisation » du projet sur le site Web du CTREQ.

Un modèle déployé à l’échelle de la province

Loin d’être une vérité unique, ce modèle se veut une proposition basée à la fois sur des connaissances issues de la recherche et de l’expérience de praticiens. Selon les réalités locales et les expériences de chacun, le modèle peut être adapté, voire bonifié, sans en altérer le succès lié à l’objectif ultime de l’amélioration continue, soit une adoption par les membres de l’organisation d’une culture d’efficacité et d’efficience par la résolution des problèmes et l’amélioration en continu des processus de travail. Les outils pour l’implantation de l’amélioration continue développés dans le cadre de ce projet seront proposés à l’ensemble des centres de services scolaires du Québec afin de faire de l’amélioration continue une priorité en éducation.

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